Quels sont les 04 instruments de gestion documentaire ?

Demandé par: Cátia Pires Oliveira | Dernière mise à jour : 20 mars 2022

Note : 4,3/5 (38 avis)

Instruments dans le management documentaire

• Plan de classement et horaire. …
• Avis et listes d’élimination de documents. …
• Manuel de gestion des informations avec restriction d’accès. …
• Manuel d’écriture.

Qu’est-ce que les outils de gestion de documents ?

Les outils de gestion de documents sont les systèmes et les processus développés et appliqués à toutes les étapes impliquées dans la gestion de documents (par exemple, création, classification, utilisation et élimination). … Normes établies pour encourager l’amélioration et la qualité des documents.

Quelles sont les étapes de la gestion documentaire ?

La gestion des documents est divisée en trois phases : production ; utiliser; et destination. numérisation et automatisation tout au long du cycle de vie du document.

Quels types de documents existe-t-il ?

Types de documents

• Facturer. Document qui donne un caractère légal à une transaction commerciale. …
• Facturer. Document qui résume la facture en citant ses principales données : date d’émission, valeur et date d’expiration, en plus des données de l’acheteur et du vendeur.
• Doublons. …
• Le reçu. …
• pièces justificatives …
• Billet à ordre. …
• approbation …
• Caution.

Quel est le principe de base de la gestion documentaire ?

Le principe de base de la Gestion Documentaire est le Principe de Provenance – que l’on appelle aussi Principe de Respect des Fonds -, qui consiste à protéger un fonds du mélange avec d’autres, des versements et des éliminations, c’est-à-dire d’éviter le démembrement de la documentation qui traite avec un certain sujet (Exemple…

Outils de gestion de documents

45 questions connexes trouvées

Quels sont les 10 types de documents existants ?

Quels types de documents doivent être connus ?

• Facturer. …
• Factures et guides. …
• Licence d’exploitation. …
• Permis d’exploitation. …
• Reçus et preuves de paiements. …
• Dossiers comptables et fiscaux. …
• Point de contrôle. …
• Paies.

Comment est la classification des documents?

Les documents d’archives peuvent être classés en différentes catégories selon leurs caractéristiques. Sur cette base, nous pouvons les classer selon : genre, espèce, typologie, nature du sujet, forme et format.

Quels types de documents sont les plus utilisés dans l’entreprise ?

Découvrez quels documents ne peuvent pas manquer dans chaque entreprise, des licences d’exploitation aux documents comptables et fiscaux.

• Permis…
• CNPJ. …
• Enregistrement d’état et municipal. …
• Liste annuelle des informations sociales. …
• Registre général des salariés et des chômeurs. …
• Livres. …
• guides.

Quelles sont les étapes des documents ?

Les documents passent par trois phases d’archivage pour remplir leur cycle de vie : phase courante, phase intermédiaire et phase permanente. Ces phases sont définies en fonction de facteurs tels que la fréquence de consultation, le niveau d’importance et la validité administrative.

Comment fonctionne la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est le nom donné à l’ensemble des processus mis en œuvre par une institution afin d’assurer la production, l’archivage et la bonne utilisation de ses documents les plus importants. … Concrètement, la gestion documentaire est conduite en fonction de la réalité de chaque organisation.

Comment gérer les documents ?

Comment faire une bonne gestion documentaire ?

1. 1- Réservez un endroit pour stocker des documents physiques. …
2. 2- Ayez une routine de numérisation. …
3. 3- Considérez la temporalité. …
4. 4- Construire une politique d’utilisation des documents. …
5. 5- Effectuez régulièrement des sauvegardes. …
6. 6- Utilisez la technologie à votre avantage.

Qu’est-ce que la conservation des documents ?

La conservation des documents a pour but de préserver l’information, d’assurer l’intégrité physique des supports et la qualité d’accès à l’information.

Qu’est-ce que le Plan de classement des documents d’archives ?

Plan de classement des documents

est l’instrument utilisé pour classer tous les enregistrements, indiquant le code de classification et répertoriant tous les enregistrements produits et reçus par une institution.

Que sont les fichiers permanents ?

Dossier permanent :

C’est lorsque le document n’est plus utilisé et a son archivage définitif et n’a qu’une valeur secondaire. Il prend généralement une valeur historique. Ils servent de consultation pour savoir comment tout a évolué. Ce sont des documents qui ne sont plus à usage administratif, mais qui ne peuvent pas être supprimés.

Quelles sont les 3 étapes du cycle de vie d’un document ?

Ainsi, des représentations des trois étapes de l’archivage par lesquelles passent les documents (courant, intermédiaire et permanent) et du cycle de vie des documents proposées par James Rhoads (1989) (naissance, vie active/productive, mort ou destruction) sont présentées. , et réincarnation).

Quelles sont les étapes d’âge d’un document?

Le cycle de vie d’un document comporte trois âges.

• Trois âges de fichiers. …
• Actuel (1er âge) …
• Intermédiaire (2e âge) …
• CDI (3ème âge) …
• Phases de gestion des documents. …
• Tableau de temporalité. …
• La destination finale des documents.

Qu’est-ce que le cycle documentaire ?

L’archivologie englobe plusieurs concepts, parmi lesquels le concept de cycle de vie du document ou cycle de vie du document, selon lequel tout document d’archives traverse une ou plusieurs périodes, caractérisées par la fréquence et le type d’utilisation qui en est faite.

Quels sont les types de documents administratifs ?

Les types de documents administratifs sont : Apostille, Procès-verbal, Certificat, Lettre, Certificat, Circulaire, Contrat, Convention, Décision, Déclaration, Envoi, Détermination de signification, Avis public, E-mail, Fax, Guide d’acheminement de la correspondance postale, Guide d’expédition de documents ou processus, informations.

Quels sont les types de documents financiers les plus couramment utilisés ?

Connaissez-vous les principaux documents comptables ? Nous listons 6 des plus importants et nous en parlerons dans ce post.
…

• Factures. …
• Données et copies des dépenses diverses. …
• Relevés bancaires. …
• Extraits de moyens de paiement. …
• Preuve des taxes et charges de travail payées.

Quels sont les principaux documents d’une personne morale ?

CNPJ ; ▪ Registre Public des Sociétés Commerciales en charge des Chambres de Commerce ; ▪ Carte d’Identité et CPF du (des) titulaire(s). CNPJ ; Contrat d’incorporation et ses modifications, le cas échéant, enregistrées auprès de la Chambre de commerce.

Comment se fait le classement et l’ordonnancement des documents ?

Ordonnancement géographique : arrangement selon les unités territoriales (pays, états, municipalités, districts, quartiers et autres). Classement thématique : classement par thèmes ou sujets. Ordre numérique : classement selon l’ordre numérique attribué aux documents.

Quelles sont les méthodes de classement ?

Il existe six principales méthodes de classification : la classification supervisée et non supervisée (Supervised Classification et Unsupervised Classification), l’interprétation visuelle (Visual Observation), les réseaux de neurones artificiels (Artificial Neural Network), la classification basée sur la connaissance (…

Comment classer les documents en comptabilité ?

Triez les documents par sujet et par ordre alphabétique. Tous les documents doivent être identifiés et séparés selon leur nature (comptable, fiscal ou travail/sécurité sociale) puis organisés par ordre alphabétique.

Quels types de documents techniques ?

La documentation technique est utilisée dans différentes industries et peut être classée selon ces critères :

• Éducation. …
• TI (technologie de l’information)…
• Médecine. …
• Documentation API. …
• Manuels d’utilisation. …
• Manuels d’entretien. …
• Manuels d’utilisation.

Quels sont les documents d’identification?

Documents acceptés comme preuve d’identité, toujours en originaux :

• IDENTIFIANT
• permis de conduire
• Passeport.
• Carte de travail.
• Certificat de renonciation à l’incorporation (“Certificat de réserviste”)